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    獲證組織接受監審前應當做什么?

    放大字體  縮小字體 發布日期:2012-07-24  瀏覽次數:1180
    核心提示:有些獲證組織在接受每年的監督審核時常問,監督審核前應做哪些準備工作?怎么做?對此,筆者擬就監督審核有關問題談談自己的看法。
        有些獲證組織在接受每年的監督審核時常問,監督審核前應做哪些準備工作?怎么做?對此,筆者擬就監督審核有關問題談談自己的看法。
      監督審核的意義和目的
      大家知道,通過管理體系認證的組織,都已按標準要求建立起文件化的管理體系,并已至少運行了3個月以上,又經過初次審核,獲得了證書。但這不是根本目的。因為,每一個申請體系認證的組織,不管當初出于什么樣的考慮,至少有一個共同點,那就是為了組織的經濟效益和提升自己的市場地位,包括品牌戰略、產品質量、管理水平、市場信譽等,從而提高知名度,獲得社會的認可,贏得更大的市場,這才是組織通過認證的根本目的。而要達到這樣的目的,獲得認證證書僅僅是獲得成功的開始,組織還要在此基礎上,不斷鞏固、完善、改進、提高,使管理體系保持有效運行。尤其是初次審核以后更需要在糾正不符合項的基礎上,自查自糾體系運行中存在的問題。認證機構之所以每年進行一次監督審核,不僅是執行國家規定,同時也是為了幫助和督促組織做好自我完善、自我改進的工作,檢查、評價并確認組織的體系運行的有效性,也是認證機構的一種增值服務。監督審核活動實際上成為組織持續改進的外在動力,對組織是有幫助的。
      有人說每年監審太麻煩。其實,只要日常工作堅持按標準要求辦,保持管理體系正常運行,規范操作,監督審核前是不需要做太多準備的。
      組織接受監督審核前需要做哪些準備
      由于各個組織管理體系的成熟度、人員素質、管理水平存在差異,對監督審核的準備程度不能一概而論。對于一個人員素質和管理水平相對比較高,貫徹標準和認證基礎比較扎實的組織來講,由于平時都能按體系要求操作,遵章守制、文件齊全、記錄完整、生產或服務規范,按規定周期完成內部審核和管理評審就完全可以了。但有的組織可能初次審核前在咨詢人員的指導和幫助下貫徹標準和認證時,對管理體系標準理解不深,知其然不知其所以然,體系建立運行時間不長,對具體操作不知所措。初次審核后,咨詢人員離開了組織,組織自己又沒有很好地補上這一課,因此,在接受監督審核時感到有一種心理壓力或遇到具體困難,不知該做些什么。針對這種情況,筆者認為,可以從以下幾個方面著手進行準備。
      一是當認證機構在監督審核前2~3個月電話通知組織將要進行監督審核時,組織首先要詢問清楚本次監督審核的時間和主要內容,如有問題應及時溝通。
      二是組織的管理體系和產品初次審核后如果有變化,應主動向認證機構說明,在監督核審前取得共識;還有哪些要求,也應同時提出,以便順利安排審核。
      三是組織在接受監督審核前應按組織自己規定的頻次完成內部審核,并要覆蓋所有與管理體系有關部門、區域和場所。整理保存好有關記錄,包括內部審核實施計劃、檢查記錄、不符合報告、糾正措施實施驗證結果、內部審核報告等。
      四是組織應按規定周期做好管理評審。管理評審如未到規定的周期,監督審核時尚未實施管理評審,應提供計劃安排,由審核組確認后按計劃日期進行跟蹤完成。倘若超過周期或不能按計劃跟蹤完成,就會在監督審核時造成不符合項,需要采取糾正措施,否則會按規定被暫停認證資格甚至撤銷認證資格。
      五是檢查初次審核或上次審核不符合糾正措施是否實施到位,整改是否有效,有無新的不符合項。
      六是檢查準備管理體系文件和各個工作環節規定的記錄是否齊全、完整。如文件修改的審批記錄、合同評審記錄、新增加的供方的評價記錄等。
      需要注意的是,凡是組織規定的記錄必須要有,不能缺少。為了防止考慮不周,適當時,質量管理部門最好能制定出書面安排,通知各部門做好迎接審核的準備;尤其是有多場所的組織都應通知到,切勿遺漏。
      七是檢查組織的行政法律許可、資質證明等文件是否按規定要求進行年檢。
      八是生產現場應有認證范圍所覆蓋的產品作業活動,若因季節或其他原因的影響暫時停產時,應在認證機構與組織首次溝通時向認證機構說明,以確定監督審核的合適時機。
      超期監督審核的危害
      組織如因客觀原因而不能按規定時間進行監督審核,應提前向認證機構說明,并應承諾何時能進行監督審核。按照相關規定,一旦監督審核與上次審核超過12個月的間隔期不能接受監督審核時,認證機構將會按照規定暫停組織的認證資格。“暫停”實際是給組織一個警戒和整改的機會,組織應認真對待,積極解決所面臨的困難或抓緊整改管理體系方面存在的不足。若對暫停采取置之不理的態度,將最終被撤銷證書,并要求交回證書,認證機構還將就撤銷證書一事公告社會,通知當地政府的質量監督管理部門備案,這對組織的信譽將造成不利的影響,也使前期認證的投入白白損失。因此,組織應珍惜自己的無形資產,不可因一次監督審核而喪失自己來之不易的寶貴資源。 
     
    編輯:foodqa

     
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